Bagi para perusahaan yang bergerak di bidang jual-beli produk secara online maupun online, pasti sudah tidak asing lagi dengan istilah sales taking order. Meski demikian, masih banyak orang yang masih belum paham mengenai definisi dari sales taking order dan kegunaannya. Namun, Anda sudah tidak perlu khawatir lagi. Berikut telah kami rangkum penjelasan lengkap mengenai sales taking order dan komponen pentingnya.
Apa itu Sales Taking Order?
Sales taking order atau sales order adalah dokumen yang dihasilkan oleh penjual setelah menerima pesanan pembelian dari pembeli yang menentukan detail tentang produk atau layanan beserta harga, kuantitas, detail pembeli (alamat pengiriman, alamat penagihan, cara pembayaran, serta syarat dan ketentuan).
Umumnya dalam praktik umum, bisnis tentunya berpacu pada langkah-langkah di bawah ini.
- Penjual mengirimkan sales order kepada pelanggan.
- Jika diterima, pelanggan mengirimkan purchase order kepada penjual.
- Penjual membuat data sales taking order berdasarkan pesanan pembelian.
- Pelanggan dapat meminta data sales order untuk melihat detail yang tepat dari produk, harga, syarat dan tanggal pengiriman. Meskipun penting, sebagian besar bisnis biasanya melewatkan hal ini.
- Setelah penjual mengirimkan produk, mereka membuat faktur dari sales order.
Perbedaan Antara Sales Order dan Purchase Order
Secara umum, pembeli mengirimkan purchase order ke penjual yang mencakup rincian produk yang akan dibeli, jumlah, harga, nomor PO, syarat pengiriman dan pembayaran serta alamat pengiriman. Di sisi lain, penjual membuat sales order setelah menerima pesanan pembelian.
Penjual dapat memasukkan data secara manual dari sales order atau mengotomatiskannya dengan perangkat lunak otomatisasi pesanan penjualan. Perangkat lunak otomasi akan memproses rincian sales order dalam satu klik untuk mengurangi biaya, waktu, dan menghilangkan risiko kesalahan.
Pentingnya Sales Taking Order
Sales taking order sangat penting untuk pengelolaan persediaan dan sistem manajemen pesanan. Saat pelanggan mengirimi purchase order atau langsung memesan di toko online, bisnis berkewajiban untuk memenuhi pesanan tersebut. Sales taking order dapat memberikan informasi tentang inventaris, apakah produk dalam stok, dan jika tidak berapa banyak yang bisa dipesan kembali. Hal ini memungkinkan departemen purchasing untuk membuat prakiraan yang tepat dan membeli dari distributor.
Oleh sebab itu, penting untuk memasukkan sales taking order ke sistem sesegera mungkin. Jangan salah menggunakan purchase order sebagai sales taking order karena ini akan mengakibatkan kekacauan dalam jangka panjang tidak hanya dengan departemen purchasing tetapi juga akuntansi dan departemen penagihan.
Departemen penagihan mengacu pada sales order untuk memverifikasi detail terkait dan keaslian penjualan dan kemudian membuat faktur. Bisnis telah mengotomatiskan pembuatan faktur dengan mengubah sales taking order menjadi faktur. Kesalahan dalam penetapan harga dan kuantitas dalam sales order akan menyebabkan kesalahan akuntansi.
Saat meninjau laporan keuangan perusahaan, auditor keuangan sering menanyakan tentang dokumen sales taking order. Pinjaman modal kerja juga diberikan berdasarkan nilai pesanan penjualan bisnis yang dikonfirmasi. Oleh sebab itu, sales taking order sangat penting untuk selalu diperhatikan kebenarannya. Untuk mempermudah proses pengelolaan sales taking order, sangat disarankan untuk menggunakan sistem otomatisasi.
Manfaat Otomatisasi Sales Taking Order
- Meminimalkan waktu kerja
Pencatatan dokumen sales taking order adalah salah satu tugas paling memakan waktu yang dihadapi oleh tim penjualan. Otomatisasi sales order dapat membantu dalam hal mengimpor atau mengonversi pesanan pembelian yang dikirim oleh pelanggan dan membuat pesanan penjualan di sistem ERP.
Hal ini menghilangkan risiko masuknya kembali data dari purchasing order yang sangat mengurangi waktu dan tenaga. Satu entri dalam sistem dapat digunakan oleh banyak departemen seperti tim penjualan, pengadaan, pergudangan, penagihan, akuntansi, dan layanan pelanggan.
- Meningkatkan layanan pelanggan
Dengan oromatisasi sales order, perwakilan penjualan atau sales dapat memiliki informasi penting yang terkait dengan pelanggan secara mudah tanpa harus memilah-milah banyak dokumen. Otomatisasi sales order juga dapat mengurangi kesalahan dan ketidakkonsistenan yang terkait dengan pesanan pelanggan dan penagihan yang mengarah ke peningkatan kepuasan pelanggan dalam jangka panjang.
- Memperbaharui skala penjualan dengan mudah
Otomatisasi sales order juga dapat memungkinkan bisnis untuk memperbarui skala penjualan tanpa mengkhawatirkan kemampuan atau kapasitas karyawan. Sehingga ketika pesanan mulai berdatangan, bisnis akan dapat memprosesnya dengan cepat, tanpa perlu menambah staf dalam jumlah banyak.
- Memproses data dari mana saja
Aplikasi otomatisasi sales taking order berbasis cloud memungkinkan bisnis untuk dapat memproses data dan mengakses informasi dari mana saja. Departemen sales dapat mengakses informasi jika diperlukan melalui telepon penjualan mereka, mereka tidak akan bergantung pada perwakilan penjualan internal untuk mendapatkan data. Dengan demikian, maka pelanggan akan senang dengan efisiensi dan kecepatan staf.
Rekomendasi Aplikasi Sales Taking Order untuk Mendukung Efisiensi Bisnis
Melihat penjelasan di atas, dapat ditarik kesimpulan bahwa sales taking order sangatlah penting untuk menjamin keakuratan pemesanan produk bagi para konsumen, terutama untuk bisnis yang bergerak dengan cepat. Namun dalam hal pengelolaan dan pendataan sales taking order, Anda sudah tidak perlu khawatir lagi karena saat ini sudah ada aplikasi yang memudahkan proses pengelolaan sales order dengan lebih cepat, sederhana, dan akuntabel yaitu HiToko Indonesia.
HiToko Indonesia adalah penyedia aplikasi yang membantu proses penjualan bisnis. Aplikasi ini sudah digunakan oleh banyak perusahaan-perusahaan besar maupun usaha kecil menengah di Indonesia karena aplikasi ini sudah terbukti aman dan menyediakan ragam fitur yang lengkap. Selain itu aplikasi HiToko juga memungkinkan bisnis untuk menyatukan beberapa marketplace dalam satu wadah, sehingga pengelolaannya menjadi jauh lebih mudah.
Itulah tadi penjelasan lengkap mengenai sales taking order. Seperti yang sudah dijelaskan sebelumnya, pendataan sales taking order sangat penting untuk dilakukan setiap pebisnis karena hal ini dapat mempengaruhi kelancaran kinerja divisi lainnya. Oleh sebab itu sangat disarankan untuk memanfaatkan aplikasi pendukung seperti HiToko agar proses pengelolaan sales taking order dapat dilakukan dengan lebih aman, mudah, dan terjamin.